Vartotojo gidas

Sistema nuskaito tiekėjų sąskaitas (PDF, nuotraukas, e. sąskaitas XML) ir paruošia jas importui į Pragmą. Jūs peržiūrite, prireikus pataisote ir atsisiunčiate failą. Visas kelias – 4 žingsniai.

  1. Įkelkite
  2. Peržiūrėkite
  3. Patvirtinkite
  4. Atsisiųskite Pragma XML

Taip pat: kelių sąskaitų XML iš sąrašo · transportas ir muitas iš kitų sąskaitų · PDF į SharePoint · modelio parinkimas ir kreditai · dažni klausimai.

Prieš pradedant (vieną kartą)

Nustatymus ir žinynus keičia administratorius. Kiti naudotojai tvarko dokumentus: įkelia, taiso, tvirtina, atsisiunčia ir trina.

Nustatymai
Nustatymai

Pragmos jungtis

  1. Nustatymai → Pragmos jungtis → Atsisiųskite skriptą.
  2. Atsisiųskite ZIP, išskleiskite jį Windows kompiuteryje, iš kurio pasiekiama Pragmos duomenų bazė, ir dukart spustelėkite Paleisti.cmd. Pirmą kartą skriptas paklaus SQL serverio, duomenų bazės ir vartotojo – juos žino jūsų IT administratorius. Jie įsimenami šalia skripto (slaptažodis – ne), todėl kitą kartą užtenka paspausti Enter.
  3. Skriptas sukuria failą pragma-zinynai-….json darbalaukyje, pats atidaro aplanką su juo ir Nustatymų puslapį. Įkelkite failą toje pačioje skiltyje.
Pragmos jungtis
Pragmos jungtis nustatymuose
Tiekėjas pagal Pragmos istoriją
Tiekėjo nustatymai pagal Pragmos istoriją

1. Įkelkite sąskaitas

Skiltyje Dokumentai nutempkite failus į įkėlimo laukelį arba spauskite jį ir pasirinkite – įkeliama iškart. Priimami PDF, PNG, JPG ir e. sąskaitų XML failai (numatyta riba – 20 MB ir 20 puslapių). Viename faile – viena sąskaita su visais jos puslapiais; atskiros nuotraukos į vieną sąskaitą nesujungiamos.

Dokumentas patenka į eilę (Eilėje → Nuskaitoma), o baigus – Laukia peržiūros. Paprastai tai trunka nuo kelių sekundžių iki minutės; esant laikinam sutrikimui nuskaitymas atidedamas ir pakartojamas automatiškai. Jei būsena Nepavyko – atverkite dokumentą ir spauskite Bandyti dar kartą.

E. sąskaitos (XML). Jei tiekėjas siunčia elektroninę sąskaitą (UBL 2.1 / Peppol BIS 3.0, kaip SABIS, arba E_Invoice), įkelkite XML failą – duomenys perskaitomi tiesiai iš jo, be dirbtinio intelekto. Jei UBL sąskaitoje įdėtas PDF, jis rodomas peržiūroje. E_Invoice faile turi būti viena sąskaita.

Dokumentų sąrašas
Dokumentų sąrašas

Sąskaitos iš pašto (Gmail). Administratorius skiltyje Nustatymai → Pašto dėžutė prijungia Gmail dėžutę – tada sąskaitos iš dėžutės (arba tik iš pasirinkto aplanko) paimamos automatiškai kas 5 minutes ir sąraše pažymimos ✉:

  1. Numatyta skaitoma visa dėžutė (gautieji) – tinka atskirai sąskaitų dėžutei. Jei dėžutė bendra, Gmail sukurkite žymą, pvz. Saskaitos, ir filtrą (Nustatymai → Filtrai ir užblokuoti adresai), kuris tiekėjų laiškams priskiria šią žymą. Galima ir tiesiog perkelti laišką į šią žymą rankomis.
  2. Google paskyroje įjunkite 2 veiksmų patvirtinimą ir sukurkite programos slaptažodį (16 raidžių).
  3. Nustatymuose įveskite Gmail adresą ir programos slaptažodį; jei naudojate žymą – pažymėkite „Skaityti tik šį aplanką“ ir įveskite jos pavadinimą. Spauskite Prijungti – sistema patikrins ryšį ir parodys, ar aplankas rastas.

Paimti laiškai Gmail pažymimi perskaitytais. Jei nurodote leidžiamus siuntėjus, kitų siuntėjų laiškai praleidžiami; laiškai be sąskaitos priedo – taip pat. Viską matysite nustatymuose, skiltyje Paskutiniai laiškai.

2. Peržiūrėkite

Kairėje – sąskaita, dešinėje – nuskaityti duomenys. Patikrinkite tiekėją, įmonės kodą, seriją ir numerį, datas, valiutą ir sumas.

Peržiūra
Peržiūros langas

Sumos visada turi sutapti su sąskaita

Pragmos faile dokumento sumos (be PVM, PVM, mokėtina) visada tokios, kaip sąskaitos viršuje. Eksportuojant kiekviena eilute ar grupėmis eilučių suma be PVM kiekvienam tarifui turi sutapti su sąskaita. Prekių eilutės į failą įrašomos tiksliai kaip sąskaitoje – sistema joms centų neprideda: iki 1 ct skirtumas įrašomas atskira eilute Apvalinimas (jos paslaugos kodą nurodykite Nustatymuose); jei nesutampa, failas nesudaromas, kol skirtumo nepriskirsite: atkurkite eilutę, paskirstykite papildomų išlaidų eilutę prekėms (žr. žemiau) arba spauskite Pridėti eilutę su skirtumu. Nedidelis PVM apvalinimo skirtumas (keli centai) lieka bendrame dokumento PVM – eilučių PVM įrašomas kaip apskaičiuotas, o dokumento PVM lygus sąskaitos PVM, kaip taisoma Pragmoje (Nustatymuose galima pasirinkti priskirti jį didžiausios eilutės PVM). Suvestinės režimu Pragmos failas sudaromas iš sąskaitos PVM suvestinės, o eilučių neatitikimai tik parodomi.

Sumų kontrolė
Skirtumas, kurį reikia priskirti

Daugiau veiksmų (kai reikia)

Paprastai jų nereikia. Spauskite Daugiau veiksmų ▾ prie „Eilutės“:

Sujungtos prekės
Sujungtos prekės
Paskirstymas
Transporto paskirstymas: pagal vertę, kiekį arba procentais

3. Patvirtinkite

Spauskite Išsaugoti ir patvirtinti (Išsaugoti – išsaugo nepatvirtinant; Patvirtinti ir kitas → – patvirtina ir iškart atidaro kitą laukiantį peržiūros dokumentą). Sistemos pastabos rodomos viršuje:

Jei patvirtintą dokumentą pakeisite ir išsaugosite, jį reikės patvirtinti iš naujo. Eksportuoto dokumento taisyti nebegalima.

4. Atsisiųskite Pragma XML

Patvirtintame dokumente spauskite Atsisiųsti Pragma XML ir importuokite jį Pragmoje (Pajamavimo dokumentų sąrašas → importas). Jei yra neatitikimų (pvz., tiekėjas nerastas žinynuose), juos parodysime dar kartą: Grįžti ir pataisyti arba Žinau – vis tiek atsisiųsti XML. Failas nesudaromas be tiekėjo įmonės kodo, sąskaitos numerio ir datos; serija – iki 10 simbolių.

Excel (XLSX) ir CSV – pagalbinės lentelės su visomis sąskaitos eilutėmis (grupės ir paskirstymai – atskiruose stulpeliuose). Jas galima atsisiųsti ir prieš patvirtinimą; tai nelaikoma eksportu.

Eksportas
Prieš atsisiunčiant – neatitikimų sąrašas

Kelių sąskaitų XML iš sąrašo

Dokumentų sąraše pažymėkite sąskaitas ☐ (viršutinis langelis – visas nuskaitytas) ir spauskite Atsisiųsti pažymėtų XML. Kitame lange sąskaitos suskirstytos:

Kiekviena sąskaita – atskiras XML failas (ne ZIP), naršyklė juos atsisiunčia vieną po kito. Jei naršyklė paklaus, leiskite atsisiųsti kelis failus. Jau atsisiųstos sąskaitos failas – tas pats, kaip pirmą kartą.

Transportas, muitas ir kitos išlaidos iš kitų sąskaitų

Kai transporto ar muitinės tarpininko sąskaita ateina atskirai (dažnai vėliau nei prekės), jos sumą galima paskirstyti prekių sąskaitų eilutėms – gaunate prekių pajamavimo savikainą. Tiekėjų sąskaitų sumos nekeičiamos.

  1. Atverkite išlaidų sąskaitą. Jei dauguma jos eilučių – transportas, muitas ar pan., matysite kortelę Papildomos išlaidos kitoms sąskaitoms; kitais atvejais – nuorodą Tai transporto, muitinės ar kitų išlaidų sąskaita…?
  2. Kiekvienai eilutei – rūšis: transportas, muitas, akcizas, tarpininkavimas, kitos išlaidos arba neįtraukti. Importo PVM numatytai neįtraukiamas – jis atskaitomas ir savikainos nedidina.
  3. Pažymėkite prekių sąskaitas. Pirmos siūlomos ir iš karto pažymimos tos, kurių numeris minimas išlaidų sąskaitoje (minimas Nr. …) arba kurių tekste yra tas pats CMR, užsakymo, važtaraščio ar deklaracijos (MRN) numeris (sutampa …). Pasiūlymą visada patikrinkite. Kitos valiutos sąskaitos nesiūlomos.
  4. Kaip skirstyti: pagal vertę, pagal kiekį, pagal svorį (kg) arba procentais. Išskleidę Prekių eilutės pasirinkite, kurios eilutės gauna išlaidų (paslaugos – numatytai ne), ir, skirstant pagal svorį ar procentais, prie kiekvienos įrašykite kg arba %. Procentai visoms pažymėtoms eilutėms kartu turi sudaryti 100 %.
  5. Spauskite Susieti ir paskirstyti, patikrinkite sumas ir spauskite Patvirtinti paskirstymą.
  6. Prekių sąskaitoje matysite lentelę: kiekvienai eilutei – suma, priedai (+ Transportas, + Muitas…), pajamavimo suma ir kaina. Patvirtinus galima atsisiųsti lentelę CSV; pagal ją Pragmoje įveskite išlaidas į prekių eilučių kitų išlaidų laukus ir spauskite Pažymėti: įvesta Pragmoje.

PDF į SharePoint (buhalterinis archyvas)

Prijungus SharePoint, kiekvieną kartą atsisiuntus sąskaitos XML (vienos ar kelių iš sąrašo), originalus įkeltas failas (PDF ar nuotrauka) automatiškai įkeliamas į jūsų SharePoint aplanką, pvz. Sąskaitos/2026/10. Failo vardas – data tiekėjas numeris (dokumento nr.). Galima įkelti ir patį XML.

Modelio parinkimas ir kreditai

Sąskaitos skaitomos vienu iš trijų lygių modelių: Min (pigiausias), Medium ir Max (stipriausias). Po kiekvieno nuskaitymo sistema pati patikrina sumas, eilutes (kiekis × kaina) ir ar suma sutampa su sąskaitos tekstu. Nesutapimai pažymimi, todėl žmogus mato, ką patikrinti. Patikra sugauna skaičių klaidas, bet ne viską (pvz., klaidingai perskaityto prekės pavadinimo neaptinka) – tiekėją, numerį ir datas visada peržvelkite.

Dažni klausimai

Ta pati sąskaita įkelta du kartus?
Tas pats failas antrą kartą neįkeliamas (kol ankstesnis dokumentas neištrintas). Kitas tos pačios sąskaitos failas (pvz., skenas ir PDF) pažymimas galimu dublikatu pagal tiekėją, seriją, numerį ir metus – patikrinkite ankstesnį dokumentą prieš tvirtindami. Pastaba rodoma tik vėliau įkeltam dokumentui (ar dokumentui, kurio pora jau patvirtinta ar eksportuota), ne abiem. Dublikatai neapmokestinami.
Serija ir numeris
Tikrinkite atskirai, pvz., serija ABC, numeris 00123. Patvirtinus tiekėjo numeravimo formatas įsimenamas ir taikomas jo naujoms sąskaitoms.
Kreditinė ar išankstinė sąskaita
Pasirinkite dokumento tipą ir patikrinkite sumų ženklus (kreditinės – neigiamos). E. sąskaitų kreditinės paverčiamos neigiamomis automatiškai.
Užsienio valiuta
Į Pragmos failą perduodama sąskaitos valiuta ir jos sumos; į eurus neperskaičiuojama.
Mokėtina suma skiriasi nuo sumos su PVM
E. sąskaitoje taip būna dėl avanso ar apvalinimo – sistema parodo pastabą ir į failą perduoda mokėtiną sumą atskirai.
Tiekėjų CSV formatas
UTF-8 su antraštėmis, skirtukas – kabliataškis, kablelis ar tabuliacija. Tiekėjai: reg_code;name;vat_code;acc_scheme_id;warehouse_id;purpose_id;default_item (būtini reg_code, name). Prekės: code;name;unit. Pakartotinai įkeliant esami tiekėjai perrašomi – įtraukite visus stulpelius.
Kiek laikomos sąskaitos
Terminas (7, 30 ar 90 d.) skaičiuojamas nuo pirmojo Pragma XML atsisiuntimo. 0 d. – originalas ir vaizdai ištrinami iš karto po atsisiuntimo, nuskaityti duomenys – po 24 val. Neeksportuoti dokumentai (taip pat ir patvirtinti) ištrinami po 60 d. nuo įkėlimo. Dokumentą galite ištrinti ir patys – dokumento apačioje Ištrinti dokumentą….
Pamiršote slaptažodį ar praradote telefoną su autentifikavimo programėle?
Kreipkitės į sistemos prižiūrėtoją: jis nustatys naują slaptažodį arba iš naujo nustatys 2FA. Programėlę susiesite iš naujo tik atkūrus 2FA.
Sąskaitos užsienio kalba
Įkeldami pažymėkite Išversti užsienio kalbos prekių pavadinimus į lietuvių – pavadinimai (EN, DE, PL, FR ir kt.) bus išversti tuo pačiu nuskaitymu. Jau nuskaitytai sąskaitai – mygtukas Išversti pavadinimus į lietuvių virš eilučių. Originalas lieka, vertimas rodomas po juo (→ LT) ir jį galite pataisyti; į Pragmą eina lietuviškas tekstas. Kodai, matmenys ir skaičiai nekeičiami – jei vertime jie pasikeistų, toks vertimas atmetamas.
Ar galima dirbti telefonu?
Taip. Telefone dokumento puslapis turi du skirtukus – Duomenys (laukai ir eilutės) ir Sąskaita (vaizdas); perjunkite, kai reikia pasitikrinti originalą. Didesnį sąskaitų kiekį patogiau peržiūrėti kompiuteryje.
Kaina ir sąlygos
Kaina sutariama individualiai – pagal sąskaitų kiekį, jūsų Pragmos nustatymus (DK schemos, sandėliai, prekių susiejimas) ir reikalingą pritaikymą bei pagalbą. Kiek sąskaitų nuskaityta, matysite skiltyje Pagalba → Naudojimas: skaičiuojama sėkmingai nuskaityta sąskaita, net jei jos dar nepatvirtinote; nepavykę nuskaityti failai ir dublikatai neskaičiuojami. Kreditų skaitliukas pagrindiniame puslapyje – atskiras, bandomajam laikotarpiui (žr. Modelio parinkimas ir kreditai).

← Prisijungimas